Formation Perfectionnement au logiciel de messagerie Outlook
Formation Perfectionnement au logiciel de messagerie Outlook
Outlook est l’un des logiciels de messagerie de la suite Office les plus utilisés dans le monde. Avec le développement de ses fonctionnalités, outre la messagerie, il permet d’optimiser l’organisation de son travail et d’organiser facilement des réunions.
La formation vise à vous accompagner dans l’optimisation de l’utilisation du logiciel.
Compétences visées
Optimiser l’utilisation du logiciel de messagerie Outlook.
Objectifs de la formation
- Automatiser sa messagerie.
- Archiver sa boîte de réception.
- Gérer les archivages Outlook.
- Collaborer avec Outlook (messagerie, réunions, organisation du travail)
Contenu
- L’automatisation de la messagerie
- Paramétrer le gestionnaire d’absence.
- Créer des règles pour automatiser le classement.
- Définir une mise en forme conditionnelle pour les courriers entrants. (Non lus ou en fonction de l’expéditeur etc.…)
- Créer des modèles de courrier.
- Gérer les conversations Outlook.
- Fusionner et publiposter avec Outlook ou utiliser Outlook à partir d’autre application (Word, Excel, …)
- Définir les actions rapides, clics rapides et les options de suivi
- Gérer le courrier indésirable.
- Exercices pratiques, mise en application immédiate.
- Agir en cas de boîte de réception pleine
- Faire de l’Archivage automatique, manuel, vers un support amovible
- Paramétrer et gérer le dossier d’archivage .pst
- Exercices pratiques, mise en application immédiate.
- Gérer son carnet d’adresses
- Alimenter le carnet d’adresses et créer des listes de distribution.
- Rattacher des contacts à des catégories (Contact suggéré et contact semi-automatique).
- Importer les contacts d’un classeur tableur ou d’une base de données
- Exercices pratiques, mise en application immédiate.
- Collaborer avec Outlook : La messagerie collaborative
- Déléguer sa messagerie et les droits.
- Envoyer un message pour une autre personne.
- Créer un carnet d’adresses partagé.
- Paramétrer le gestionnaire d’absence et créer des règles.
- Exercices pratiques, mise en application immédiate.
- Collaborer avec Outlook : Les réunions
- Personnaliser l’utilisation du calendrier.
- Créer un agenda de groupe.
- Utiliser un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités.
- Sélectionner une plage horaire disponible pour l’ensemble des participants et les inviter.
- Suivre les confirmations, les annulations et les modifications.
- Exercices pratiques, mise en application immédiate.
- Collaborer avec Outlook : L’organisation du travail
- Créer une tâche simple ou périodique.
- Suivre, piloter, affecter ou déléguer une tâche.
- Transformer un message en tâche.
- Suivre l’état d’avancement.
- Changer l’affichage et le classement des tâches.
- Exercices pratiques, mise en application immédiate.
Dispositif de suivi de l’exécution et d’évaluation des résultats de la formation
Questionnaire de positionnement
Tour de table de recueil des attentes
Evaluations formatives régulières par le formateur
Evaluation sommative des connaissances à chaud
Evaluation sommative de la qualité de la formation à chaud
Délivrance d’un certificat de réalisation de la formation
Bilan téléphonique avec le commanditaire (formation en intra)
Bilan téléphonique avec le formateur
Evaluation du transfert des acquis et mesure d’impact (de 1 à 3 mois)
Moyens et méthodes pédagogiques et techniques utilisés
- Méthode démonstrative puis active
- Application et exercice pratiques sur poste
- Travail individuel ou en binôme
- Remédiation permanente du formateur
- Mise à disposition de supports en ligne
- Mise à disposition d’un espace extranet individuel
Public
Toute personne maîtrisant les bases de la suite Office
Nombre de participants
De 4 à 8 personnes
Durée conseillée
2 jours, soit 13h
Formateur(trice) pressenti(e)
Formateur(trice) spécialisé(e) dans l’utilisation des logiciels de la suite Office
Matériel nécessaire
Disposer de postes informatiques équipés de la suite office 2016, Vidéoprojecteur
Pré-requis
Maîtriser l’environnement Windows
Date de notation de la formation
Note moyenne attribuée par les participants
Formation éligible au CPF ?
Type de formation :
Format :
Délais d'accès :
De 2 à 4 mois en moyenne (nous contacter)
Fiche mise à jour en :
* Si vous êtes en situation de handicap, veuillez nous contacter afin d’envisager ensemble les possibilités d’adaptation
Cette formation peut vous être proposée sous les formats suivants :
Nos certifications
CJFormation s'engage
Dans une démarche d'amélioration continue et de qualité, nous sommes certifiés Qualiopi.
Date originale de certification : 16 juin 2020.
Certification N°: B00184.
Obligatoire dès janvier 2022 pour bénéficier des fonds publics d'investissement, la nouvelle certification qualité comprend 7 critères accompagnés de 32 indicateurs à respecter.
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Renouvelée jusqu’en 2027, vous pouvez consulter notre nouveau certificat ci dessous.
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